“GOOGLE DOC- HERRAMIENTAS- VIDEOS”

“GOOGLE DOC- HERRAMIENTAS- VIDEOS”
¿Cuáles son las principales herramientas de Google Docs?

Google docs es un potente procesador de texto y hoja de cálculo todo en línea, que nos permite crear nuevos documentos, editar los que ya teníamos o compartirlos en la red con otros usuarios. Sólo necesitas crear una cuenta.Sus herramientas son:

Creación de un nuevo documento.

Comenzaremos por la creación de un nuevo documento de texto. Para ello, en la interfaz web de Google Drive, haremos clic en “Nuevo”, y elegimos “Documentos de Google”.

Se abrirá una nueva ventana o pestaña, en la que nos aparece una pantalla como la que esta abajo.

Al crear un documento nuevo, en el título aparece como “Documento sin título”. Para cambiarlo, haz clic sobre el título. Nos aparecerá una ventana pidiéndonos el nuevo nombre. Pon el nombre del nuevo documento que vas a crear.

Guardado de Documento

Google Docs va guardando automáticamente tu documento. Si ahora cerrásemos el navegador accidentalmente o apagásemos el ordenador, nuestro documento no se perdería, y lo tendríamos disponible al iniciar una nueva sesión. Si alguna parte de él no se hubiese guardado, un mensaje nos daría la opción de hacerlo. Si no lo hacemos, perderíamos la última parte del documento, pero no lo guardado anteriormente. Google Docs almacena estas grabaciones, y nos permite volver a versiones anteriores de nuestro documento. Esto lo explicaremos mas adelante detalladamente.

Compartir un documento

Los pasos a seguir para compartir un documento son los siguientes: Accedemos a la ventana “Configuración para compartir” pulsando el botón “Compartir”, desde la pantalla de edición, y desde la pantalla de inicio, seleccionando el documento y pulsando el botón “Compartir”.

Empezando por la parte superior, nos encontramos con el enlace mediante el cual los colaboradores pueden acceder directamente al documento. A continuación, aparece información sobre el propietario y los colaboradores de este documento, pudiendo modificarlos y eliminarlos. Podemos invitar a nuevos colaboradores y lectores desde la caja de texto “Añadir a personas” escribiendo las direcciones de correo de todos los usuarios, separadas por comas si hay más de una. Pulsando el enlace “Elegir de los contactos”, accedemos a una lista con nuestros contactos de GMail, para poder añadir esas direcciones con un clic. “Los editores pueden añadir a personas y cambiar los permisos”. Estando activo, permite a los colaboradores realizar invitaciones. Si se cambia a “Solo el propietario puede cambiar los permisos”, los colaboradores pierden ese privilegio. Podemos modificarlo en cualquier momento, no sólo al hacer una nueva invitación. Permitiendo que cualquiera pueda utilizar las invitaciones, un usuario puede ser invitado indirectamente a través de una lista de correo. Si en algún momento lo desmarcamos, eliminaremos a todos los colaboradores que no hayan sido invitados directamente a través de su dirección de correo. Es posible avisar a los usuarios con los que vamos a compartir el documento si marcamos “Notificar a las personas por correo electrónico”. Podemos personalizar el aviso a través del enlace “Añadir Mensaje”, aunque el aviso ya incluye el texto "He compartido contigo un documento que se llama..." Si elegimos “Pegar el documento en el mensaje de correo electrónico”, el documento se enviará en el cuerpo del mensaje. “Enviarme una copia” envía una copia a nuestro correo. Podemos compartir un documento con un máximo de 100 usuarios, pero solo 10 podrán editarlo de forma simultánea.

Publicar un documento

Desde la misma ventana “Configuración para compartir” pulsando el enlace “Cambiar…” que aparece junto al texto “Privado: accesible solo para las personas que se indican a continuación” accedemos a las opciones de visibilidad:

Las opciones de visibilidad son las siguientes:

Público en la web: Cualquier usuario de Internet puede encontrar el elemento y acceder a él.
Cualquier usuario que reciba el enlace puede acceder al elemento.
Organización: Los usuarios de la organización (en nuestro caso la UJI) pueden encontrar el elemento y acceder a él.
Cualquier usuario de la organización que reciba el enlace puede acceder al elemento.
Privado (por defecto): Solo pueden acceder al elemento las personas a quienes se les haya otorgado permisos de forma explícita.

Además, para cada opción podemos otorgar permisos para visualizar, comentar y editar. De este modo, por ejemplo, podemos publicar un documento como “Público en la web” con permisos de visualización para cualquier usuario de Internet y actuará de forma similar a una página web.

Revisiones

Cuando creamos un documento en Google Docs, estamos constantemente editandolo y guardándolo. Y puede llegar el momento en el que nos interese recuperar la versión que teníamos hace un par de días, o simplemente echarle un vistazo. Pues eso precisamente son las Revisiones de Google Drive. Las Revisiones de un documento forman un historial de sus versiones anteriores, copias del documento, pero antiguas. En ellas también aparecen las modificaciones hechas por nuestros colaboradores, si es un documento compartido. Y estas revisiones podremos ojearlas, compararlas con otras versiones más recientes, e incluso recuperarlas. Podemos acceder a la pantalla de revisiones desde el menú “Mas acciones – Historial de revisiones”, desde aquí podremos seleccionar revisiones para compararlas o visualizarlas.

Descargar y enviar por correo

Otra opción de la que disponemos, es descargar el documento a nuestro disco duro, pudiéndolo editar después con otros programas. Primero debemos elegir cómo lo guardaremos. Para ello debemos tener en cuenta qué vamos a hacer después con el documento y de qué programas disponemos para leerlo o modificarlo. Google Docs nos permite guardar nuestros documentos en los siguientes formatos:

Microsoft Word (.docx) - Necesitarás una versión moderna de Word para abrirlo.
Microsoft Word 97-2003 (.doc) - Necesitarás alguna versión de Word para abrirlo.
Formato OpenDocument (.odt) - Necesitarás tener instalado, por ejemplo, el OpenOffice para abrirlo.
RTF (.rtf) - Es un archivo de texto con formato, que podrás abrir con la mayoría de los editores.
PDF (.pdf) - Se usa principalmente para publicar archivos de texto. Se puede proteger para que no se modifique.
Texto sin formato (.txt) - Se puede abrir con todos los editores de texto, pero no soporta el texto con forrmato.
HTML (.html) - Como una página web. Podrá abrirlo cualquier navegador.
Zip (HTML comprimido) - Es un formato comprimido para ocupar menos espacio.

Podemos descargarlo a nuestro disco duro desde el menú “Archivo – Descargar como” y posteriormente añadirlo como adjunto a cualquier correo de forma habitual.

¿Qué requisito necesitas para utilizar Google Docs.?

Para usar Google Docs lo primero que debes hacer es crear una cuenta de Google. Es importante que tengas en cuenta que este registro es completamente gratuito y no solo te brinda acceso a Google Docs, sino también a Gmail, Google Maps y YouTube, así como a todo el paquete de Drive.

¿A que llamamos Manual Google Docs?

El manual de google Docs es una ayuda para nosotros , debido a que en el se recogen los aspectos básicos de google docs y enseña como utilizarlo a personas que no tienen conocimiento sobre ello, ayudándolos a conocer el funcionamiento de manera concisa y ordenada.

¿Explicar con detalle a que llamamos presentaciones en Google Docs?

En Google Docs podemos encontrar otro tipo de documento , igual de manera gratuita que permite elaborar presentaciones desde la nube, esta opción es útil para personas que no cuentan con MICROSOFT OFFICE.